管理者提高管理效率的方法

中国粉体网 2011-09-02 点击：10714次

每个管理者都希望自己具有效率，但大多情况下都事与愿违。这些低效的管理者究竟在哪些方面失职?他们应该如何做，才能使企业往更好的方向发展?

    管理中常见的现象与观点

    现象与观点1：企业领导最强的领域往往是企业做得最差或最缺乏人才的领域。

    现象与观点2：对一个高层管理人员来讲，安排工作的能力远比自己做工作的能力重要。

    现象与观点3：人们常常在还没有完成大楼规划时，讨论室内装修的颜色，并且意见难以统一。

    以上情况并不是个别现象，可以毫不夸张地说：“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。有效率的决策者并不多见，而轻闲的管理者更少。对企业管理人员的“劳累”的鼓励远远超过了对其工作“效率”的考察。企业领导也总是在对下属报告中表达细节的错误的修改中显示其卓越的“管理才干”。更有流行的“细节论”，引导着企业的领导人把精力放在了本应由基层管理者思考的问题上。因此，职业经理在“庸才”文化的环境里，变成了忙忙碌碌，但无所作为的“体力劳动者”。

    管理者应具备的素质

    有几个问题我们必须思考的是：

    1.专家与管理者的区别是什么?

    2.太聪明的人为什么难以成功?

    3.企业需要什么样的管理者?

    一个特别值得注意的现象是，企业的经理对企业管理应该做些什么事是盲目的。人的本性决定其更愿意处理自己熟悉的事务，于是有挑战领导权威领域的人才是留不住的。视管理为技术型人才的一种附加职能，是我们企业对企业管理的一种普遍心态。这也是中国企业职业经理难以健康成长的原因之一。于是，不论是多高层的管理者，总是在专业领域找回自己的权威，以确立自己在公司的地位。不懂某些专业的职业经理是难以生存的。于在，对于领导而言，挑战专业水平无疑是在挑战领导地位。在对管理人员的招聘中，注意的是行业背景，而不是综合的基本素质。

    由于管理被视为附加功能，那么热衷于自己做事，而不是安排人做事对于职业经理来说，恰恰是保护自己地位和获得升迁的主要依据。对一个管理者的评价应该其下属有多能干，而不是其本人有多能干。而这项指标从没有被中国企业纳入考核之中。无论是从主观的动机还是客观的环境，造成了只有带领一个离开了自己就不能正常运转的团队的职业经理人才能在高层职场获得青睐，于是能够集体跳槽的职业经理人受到企业追捧。

    我国职业经理另一大缺陷就是目光的短视和系统思考能力的不足。对大部份的职业经理而言，他们是技术高超的装修师，而不是“大楼”的结构设计者。不具备全球性企业的结构思维的企业职业经理人，就只有在快速炒作与快速破产中让企业成为媒体的焦点。这好比装饰华丽，但结构不稳的高楼，稍有地震就倒了下去。

    管理者的职能

    “途径的完美与目标的混乱，似乎成了我们这个时代的一大特色。

”这是爱因斯坦的名言，对中国的企业管理现状很适合。
    作为企业职业经理人，其工作的主要职能是什么呢?这是职业经理应该首先明确的事情。作为管理者，其最主要的基本工作职能包括四个方面：计划、组织、领导、控制。

    1.计划

    计划就是确定要达到的目标，并事先确定实现目标所须的正确行动。计划活动包括分析目前环境、预测未来、确定目标、决策公司行动类型、选择公司和竞争战略，并且确定实现目标所需的资源。

    2.组织

    组织是对人力、财务、物质、信息和其他实现目标所需资源的分配与协调。组织活动包括吸引人们加入组织、明确工作责任、工作分类、资源配置以及创造条件使人事和谐以获得成功。

    3.领导

    领导就是激励人们成为绩效杰出者，就是指导、激励和与员工个人或群体的沟通。领导涉及与人们的日常接触，帮助去指导或鼓舞他们实现企业的目标。

    4.控制

    全面的计划、坚实的组织、出色的领导并不能确保成功。成功的企业，都对工作实现密切关注。具体的控制活动包括：制订绩效标准使进展指向长期目标;通过收集绩效数据监督人们和部门的工作;提供进展的信息和反馈;通过将绩效数据与标准比较发现问题;采取行动纠正问题。预算、信息系统等就是控制的工具。

    失职的管理者

    值得注意的是，很多企业管理者对这四项职能中的首要职能“计划”是最不重视的，而把管理简单理解为控制。当企业遇到问题时，大多都会从控制的角度寻找原因和解决办法，比较有代表性的就是加强绩效的考核、制定员工个人与工资挂钩的策略等。由于对管理职能理解不够，把改善事后的控制当然了改善管理的全部，这种方法自然无助于企业业绩的根本好转。

    同时，对管理目标的理解偏差使得职业经理们热衷于追求管理的表现形式。“领头人”是我们对领导和管理者的一般理解，“身先士卒”也是中国自古倡导的管理风格。于是在中国的电影中，我们可以看到一个很多的境头就是：英勇的将领，一马当先，带着全队将士全军覆没。这种现象，我们可以称之为“积极的失职”。具体到企业之中，就是销售经理不组织、培养销售人员，进行市场分析与策划，而天天请客户吃饭;产品开发经理不研究市场需求、组织培训研发人员，却自己构画高水平的图纸;总经理不研究竞争形势、资源配置、经营计划与预算，却热衷于媒体的追捧。

    对职业经理而言，能提升到某个位置，本身就说明了其在本专业是优秀的。正因如此，就需要淡化“专家”身份。但往往由于管理观念的偏差和对本专业的迷恋，使其难以成为合格的管理者。“老板像员工，员工像老板”，是企业中的一大现象。这并不是说老板愿意为员工打工，而是老板们愿意在做事的激情中体会创业的成就感。对于民营企业而言，不实现由创业者向职业经理人的过渡，不对企业目标进行调整，企业的发展是难以持续。

    会精打细算的聪明人，往往被认为是职业经理人的合格人选，然而，对于一个管理者而言，“明察秋毫”的精明往往使其精于细节而忽视全局和企业文化。

    “管理是通过他人达成目标的工作”，真正的职业管理者是善于用比自己更聪明的人的人。

    六种提高管理效率的方法：

  1、第克泰特法

    第克泰特(Dictator)的英文意思，在这里可以引申为“专用时间”。长期操纵着世界经济的犹太人习惯于把上班后的一个小时，定为“第克泰特时间”，在这段时间里，必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、E-mail等全部回复，用电脑打好并发出，或者用电话回复。现在是“第克泰特时间”这句话，在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰时间”，是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。在能力卓越的犹太人的办公桌上，看不见“未决文件”。我们的管理者不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

    2、二八分割法

    “美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么?他们的生存和发展之道，就是始终坚持犹太人经商的“二八定律企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方，所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。此后，他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”，分析了自己的销售图表，发现他的80%收益的确来自20%的客户，但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间这就是他过去失败的主要原因。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法，连续九年从不放弃这一法则，这使他最终成为了凯利穆尔油漆公司的主席。

    3、限制电话法

    电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但作为双刃剑，她又是浪费管理者时间的一个主要原因，因为电话能中断手里的工作和思路，搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢?一是分析一下打给你的电话，确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话;二是使用适当的回话办法;三是先用诚恳的语气接听电话，避免闲谈;四是让别人知道什么时间可打电话找你。

    4、授权借时法

    授权借时，是指管理者根据职能原理，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务堆中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。在授权时，要贯彻以下几项原则：一是视能授权原则，切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”;二是用人不疑原则，领导者应做到用人不疑，疑人不用;三是例行规范原则，领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广和量大的前者;四是逐级授权原则，越级授权，必然会打乱正常工作秩序，不但不能节约时间，而且还要为此产生内耗，空耗时间。

    5、时间隔离法

    这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发：

    爱因斯坦深知时间隔离法之精髓，他在1906年完成了《狭义相对论》以后，经过经10年的酝酿和准备，在1916年的某天，告诉家人任何事都不要干扰他。

一连16天没有出门，当他走出时，手里拿着几张写满了数学公式的稿纸，那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。
    效率专家杜拉克在《有效管理者》一书中，曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内，保持90分钟的隔离时间。他说：“我严令我的秘书，除美国我的内人之外，无认什么大事，不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险，需要勇气，说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

    6、会议节时法

    为了节省会议时间，应采取的措施和有效办法是：

    会前做好准备，不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”;

    联系实际，解决问题，不开传声筒式的“本本会”;

    权衡轻重缓急，抓住重点，不开“扯皮会”;

    发挥民主，集思广益，不开家长式的“包办会”;

    讲究实效，不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”;

    不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”;

    不开与议题无关人员的“陪坐会”;

    不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。

    总之，要做到可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。

    因为效率=成果÷时间，所以，通过节时的办法有利于提高管理效率，一位成功人士告诉我说：“以下十条，每做到一条，你的管理效率就可以提高10%”。请您不妨一试：

    成本观念在生活中，有许多属于“一分钱”智慧、几小时愚蠢的事例，如为省两元钱而排半小时队，为省两元钱而步行三站地等等，都是极不划算的。对待时间，就要像对待经营一样，时刻要有一个“成本”的观念，要算好帐。

    精选朋友古人云“有群累生”，多而无益的朋友是有害的。他们不仅浪费你的时间、精力、金钱，也会浪费你的感情，甚至有的“朋友”还会危及你的事业。要与有时间观念的人和公司往来。

    巧用电话要尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前要有所准备，通话时要直奔主题，不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。

    不得不走要学会限制时间，不仅是给自己，也是给别人。不要被无聊的人缠住，也不要在不必要的地方逗留太久。一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。

    避免争论无谓的争论，不仅影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来还往往解决不了什么问题，说得越多，做得越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。

    现在就做许多人习惯于“等候好情绪”，即花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的。

请记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间是现在。
    学会速读绝大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般而言，一部三百页的图书有二十页可取的内容就很不错了，我们的任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这个信息时代，速读的能力或迅速抓住要点的能力已显得十分重要。

    预格式化许多信件和表格都可以借助电脑，提前予以格式化，用时则只需几分钟就可输出。电子邮件的地址列表也有类似的功效。

    避开高峰避免在高峰期乘车、购物、进餐，可以节省许多时间。

    提前休息在疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，从而大大提高工作效率。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流，比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及与知心朋友的聊天等都很有好处。